Musterverträge und Briefe

Kostenlos und nach Themen geordnet

Geht es um rechtliche Dinge, sind oft Dokumente gefragt: Verträge, Briefe, Formulare oder Anträge. JUSTIS macht Ihnen auch hier das Leben leichter: mit professionellen Musterdokumenten, die Sie kostenlos herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Michael Althaus
JUSTIS

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Personendaten löschen lassen – Musterbrief

Werden Ihre Personendaten nicht mehr benötigt, ohne genügenden Rechtfertigungsgrund bearbeitet oder entgegen den Datenschutzgrundsätzen verwendet, können Sie deren Löschung verlangen. Mit diesem online ausfüllbaren Musterbrief richten Sie ein vollständiges oder auf bestimmte Daten beschränktes Löschungsbegehren an ein privates Unternehmen, eine private Organisation oder ein Bundesorgan. Die Vorlage verwendet die passende Rechtsgrundlage des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG), verlangt eine schriftliche Antwort und berücksichtigt gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

So verwenden Sie diese Vorlage

Wann kann ich die Löschung meiner Personendaten verlangen?

Ein Löschungsbegehren kommt insbesondere infrage, wenn Personendaten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, die Bearbeitung unrechtmässig ist, Sie eine Einwilligung widerrufen haben oder die Daten entgegen den Grundsätzen der Verhältnismässigkeit, Transparenz oder von Treu und Glauben bearbeitet werden. Gegenüber privaten Verantwortlichen lässt sich der Anspruch insbesondere auf Art. 32 Abs. 2 Bst. c DSG stützen.

Besteht immer ein Anspruch auf vollständige Löschung?

Nein. Der Verantwortliche kann Daten weiterhin bearbeiten müssen oder dürfen, beispielsweise wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur Erfüllung eines Vertrags, zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder aufgrund anderer überwiegender Interessen. Die Vorlage verlangt deshalb eine Begründung, die Bezeichnung der weiterhin gespeicherten Daten und die verbleibende Aufbewahrungsdauer. Soweit möglich, soll die weitere Bearbeitung auf den zwingenden Zweck beschränkt werden.

Privates Unternehmen, Bundesorgan oder kantonale Behörde?

Wählen Sie im Formular die Art des Verantwortlichen. Für private Unternehmen und Organisationen setzt der Brief Art. 32 Abs. 2 Bst. c DSG ein; für Bundesorgane Art. 41 Abs. 2 Bst. a DSG. Bei kantonalen oder kommunalen Behörden kann das Datenschutzrecht des betreffenden Kantons gelten. Prüfen Sie in diesem Fall die Hinweise der kantonalen Datenschutzstelle, bevor Sie den Brief versenden.

Alle oder nur bestimmte Daten löschen?

Verlangen Sie nur dann die Löschung sämtlicher Daten, wenn dies Ihrem Ziel entspricht. Geht es beispielsweise nur um ein altes Kundenkonto, Marketingdaten, Fotos oder einen bestimmten Eintrag, wählen Sie die teilweise Löschung und bezeichnen Sie die betroffenen Daten möglichst genau. Nennen Sie vorhandene Konto-, Vertrags- oder Vorgangsangaben im Text, ohne unnötige zusätzliche Personendaten offenzulegen.

Ist eine Antwort innert 30 Tagen gesetzlich vorgeschrieben?

Die gesetzliche Frist von grundsätzlich 30 Tagen gilt für Auskunftsgesuche nach Art. 25 DSG. Für Löschungsbegehren ist je nach Situation eine kürzere oder längere Frist angemessen. Wählen Sie im Musterbrief deshalb ein realistisches Antwortdatum. Der EDÖB empfiehlt, keine unrealistischen Fristen zu setzen.

Muss ich eine Ausweiskopie beilegen?

Nur wenn dies zur Identifikation erforderlich und verhältnismässig ist. Kennt der Verantwortliche Sie bereits über ein Kundenkonto oder eine verwendete E-Mail-Adresse, kann eine andere Identifikation genügen. Falls eine Ausweiskopie nötig ist, schwärzen Sie nicht benötigte Angaben wie Foto, Ausweisnummer und Körpergrösse. Der Verantwortliche darf die Kopie nur zur Identifikation verwenden.

So verwenden Sie den Musterbrief

  • Ermitteln Sie den Verantwortlichen und die zuständige Datenschutz-Kontaktstelle in der Datenschutzerklärung.
  • Wählen Sie die passende Empfängerart und den Umfang der Löschung.
  • Bezeichnen Sie bei einer teilweisen Löschung die Daten und erklären Sie kurz den Löschungsgrund.
  • Setzen Sie ein angemessenes Antwortdatum und prüfen Sie den fertigen Brief sorgfältig.
  • Senden Sie das Gesuch per E-Mail, Webformular oder so, dass Sie den Zugang bei Bedarf nachweisen können, und bewahren Sie eine Kopie auf.

Was tun, wenn die Löschung abgelehnt wird?

Verlangen Sie eine nachvollziehbare schriftliche Begründung. Bei einem privaten Verantwortlichen können Ansprüche nach Art. 32 Abs. 2 DSG in Verbindung mit Art. 28 ff. ZGB gerichtlich durchgesetzt werden. Ein Bundesorgan muss über das Gesuch grundsätzlich mit einer anfechtbaren Verfügung entscheiden. Bei Unsicherheit oder erheblichen Folgen sollten Sie rechtzeitig eine Rechtsauskunft einholen. Weitere Hinweise und aktuelle Musterbriefe finden Sie beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).