Personendaten berichtigen lassen – Musterbrief

Falsche, veraltete oder unvollständige Personendaten können zu erheblichen Nachteilen führen. Mit diesem online ausfüllbaren Musterbrief stellen Sie den bearbeiteten Angaben die richtigen oder vollständigen Daten gegenüber und verlangen deren Berichtigung. Die Vorlage unterscheidet zwischen privaten Unternehmen beziehungsweise Organisationen und Bundesorganen, verwendet die aktuelle Rechtsgrundlage des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und fordert eine schriftliche Bestätigung oder Begründung.

So verwenden Sie diese Vorlage

Wann kann ich Personendaten berichtigen lassen?

Wer Personendaten bearbeitet, muss angemessene Massnahmen treffen, damit sie richtig sind. Unrichtige oder unvollständige Angaben können Sie gegenüber einem privaten Verantwortlichen gestützt auf Art. 32 Abs. 1 DSG berichtigen lassen. Das betrifft beispielsweise eine falsche Adresse, eine Verwechslung, einen unzutreffenden Zahlungseintrag oder veraltete Angaben, die weiterhin verwendet werden.

Was sollte ich im Berichtigungsbegehren angeben?

Stellen Sie die unrichtigen oder unvollständigen Daten den richtigen oder vollständigen Angaben möglichst konkret gegenüber. Erklären Sie kurz, weshalb eine Korrektur erforderlich ist. Verweisen Sie soweit sinnvoll auf Belege, etwa eine aktuelle Bestätigung, Korrespondenz oder einen Registerauszug. Übermitteln Sie nur Unterlagen und Personendaten, die für die Prüfung benötigt werden.

Privates Unternehmen, Bundesorgan oder kantonale Behörde?

Wählen Sie im Formular die Art des Verantwortlichen. Für private Unternehmen und Organisationen verwendet der Brief Art. 32 Abs. 1 DSG; für Bundesorgane Art. 41 Abs. 2 Bst. a DSG. Bei kantonalen oder kommunalen Behörden kann das Datenschutzrecht des betreffenden Kantons gelten. Prüfen Sie in diesem Fall die Hinweise der kantonalen Datenschutzstelle.

Werden auch Empfänger der falschen Daten informiert?

Die Vorlage verlangt, dass Empfängerinnen und Empfänger, denen die unrichtigen oder unvollständigen Daten bekannt gegeben wurden, über die Berichtigung informiert werden. Bezeichnen Sie bekannte Empfänger oder konkrete Folgen der falschen Angaben in der Begründung, wenn dies die Bearbeitung erleichtert.

Ist eine Antwort innert 30 Tagen gesetzlich vorgeschrieben?

Die gesetzliche Frist von grundsätzlich 30 Tagen gilt für Auskunftsgesuche nach Art. 25 DSG. Für ein Berichtigungsbegehren kann je nach Umfang eine kürzere oder längere Frist angemessen sein. Wählen Sie deshalb ein realistisches Antwortdatum. Bei dringenden Nachteilen sollten Sie die Dringlichkeit konkret erläutern.

So verwenden Sie den Musterbrief

Ermitteln Sie den Verantwortlichen und die zuständige Datenschutz-Kontaktstelle.
Wählen Sie die passende Empfängerart.
Beschreiben Sie zuerst die unrichtigen oder unvollständigen und danach die richtigen oder vollständigen Daten.
Begründen Sie die Korrektur sachlich und nennen Sie vorhandene Belege.
Setzen Sie ein angemessenes Antwortdatum, prüfen Sie den fertigen Brief und bewahren Sie eine Kopie sowie den Zustellnachweis auf.

Was tun, wenn die Berichtigung abgelehnt wird?

Verlangen Sie eine nachvollziehbare schriftliche Begründung. Bei einem privaten Verantwortlichen können Sie den Anspruch nach Art. 32 DSG gerichtlich durchsetzen. Ein Bundesorgan muss über das Gesuch grundsätzlich mit einer anfechtbaren Verfügung entscheiden. Wenn die Richtigkeit nicht bewiesen werden kann, kann je nach Situation zumindest ein Bestreitungsvermerk infrage kommen. Bei Unsicherheit oder drohenden Nachteilen sollten Sie rechtzeitig eine Rechtsauskunft einholen. Weitere Hinweise bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).