Modèles de contrats et de lettres

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Michael Althaus
Avocat chez CAP

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Faire rectifier ses données personnelles – lettre type

Des données personnelles erronées, obsolètes ou incomplètes peuvent entraîner des inconvénients importants. Cette lettre type à remplir en ligne permet de comparer les données traitées avec les informations exactes ou complètes et d’en demander la rectification. Elle distingue les entreprises ou organisations privées des organes fédéraux, utilise la base légale actuelle de la loi suisse sur la protection des données (LPD) et demande une confirmation ou une motivation écrite.

Comment utiliser ce modèle

Quand puis-je faire rectifier des données personnelles?

Quiconque traite des données personnelles doit prendre des mesures appropriées afin qu’elles soient exactes. Vous pouvez demander à un responsable privé de rectifier des données inexactes ou incomplètes sur la base de l’art. 32, al. 1, LPD. Il peut s’agir, par exemple, d’une adresse erronée, d’une confusion entre deux personnes, d’une information de paiement inexacte ou de données obsolètes encore utilisées.

Que dois-je indiquer dans ma demande?

Comparez aussi précisément que possible les données inexactes ou incomplètes avec les informations exactes ou complètes. Expliquez brièvement pourquoi la rectification est nécessaire. Lorsque cela est utile, mentionnez des justificatifs tels qu’une attestation actuelle, une correspondance ou un extrait de registre. Ne transmettez que les documents et les données personnelles nécessaires à l’examen.

Entreprise privée, organe fédéral ou autorité cantonale?

Sélectionnez dans le formulaire le type de responsable. Pour une entreprise ou une organisation privée, la lettre mentionne l’art. 32, al. 1, LPD; pour un organe fédéral, l’art. 41, al. 2, let. a, LPD. Une autorité cantonale ou communale peut être soumise au droit cantonal de la protection des données. Consultez alors les informations de l’autorité cantonale compétente.

Les destinataires des données erronées seront-ils informés?

La lettre demande que les destinataires auxquels les données inexactes ou incomplètes ont été communiquées soient informés de la rectification. Si vous connaissez ces destinataires ou les conséquences concrètes des données erronées, indiquez-les dans les motifs lorsque cela facilite le traitement.

Un délai de réponse de 30 jours est-il prévu par la loi?

Le délai légal de 30 jours en principe concerne le droit d’accès selon l’art. 25 LPD. Pour une demande de rectification, un délai plus court ou plus long peut être approprié selon son ampleur. Choisissez donc une date de réponse réaliste. En cas de préjudice imminent, expliquez concrètement l’urgence.

Comment utiliser la lettre type?

  • Identifiez le responsable et son contact de protection des données.
  • Sélectionnez le bon type de destinataire.
  • Décrivez d’abord les données inexactes ou incomplètes, puis les données exactes ou complètes.
  • Motivez la rectification de manière factuelle et mentionnez les justificatifs disponibles.
  • Fixez une date de réponse appropriée, relisez la lettre générée et conservez-en une copie ainsi que la preuve de réception.

Que faire si la rectification est refusée?

Demandez une motivation écrite compréhensible. À l’égard d’un responsable privé, vous pouvez faire valoir votre droit selon l’art. 32 LPD devant le juge civil. Un organe fédéral doit en principe statuer par une décision susceptible de recours. S’il n’est pas possible d’établir l’exactitude des données, l’ajout d’une mention indiquant leur caractère litigieux peut être envisagé selon la situation. En cas de doute ou de risque de préjudice, demandez rapidement un renseignement juridique. Vous trouverez d’autres informations auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).